Ontem, 16/09/2015, tive o prazer de palestrar sobre Gerenciamento de Projetos para profissionais que têm interesse em iniciar ou se aprofundar sobre o tema. Espero que eu tenha realmente sensibilizado algumas pessoas a trilhar esse nobre caminho de aprendizado.
Aproveito este canal para dividir a apresentação usada na palestra.
A questão colocada aqui é: "Seria possível fazer com
que o treinamento em gestão de projetos fosse dinâmico, assertivo e transmitisse o verdadeiro
propósito de se gerir projetos levando o foco da aprendizagem para o estudante,
ao invés de se concentrar no instrutor?"
Fiquei tentado em construir o treinamento com o
objetivo de responder positivamente à questão colocada com o forte propósito de
transmitir o que mais importava: fazer de nossas atividades e por que não de nossas vidas em projetos divertida, simples, rápida e barata.
O treinamento é voltado para profissionais
graduados de nível superior, Administradores, Supervisores, Coordenadores,
Gerentes, Superintendentes, Líderes de equipe, Diretores e profissionais
interessados em adquirir ou atualizar conhecimentos em gestão de projetos para
realização de ações estratégicas nas organizações. Tive o prazer e
a honra de ministrar este treinamento em agosto deste ano na cidade de
Uberaba para uma equipe que tinha a seguinte formação:
Figura 1 - Mapa da equipe que recebeu
o treinamento.
Tenho alguns objetivos
particulares em escrever este texto que são a ampliação do meu conhecimento,
demonstrar os aspectos gerais do método usado e de receber críticas e sugestões
diversas, sendo assim busco ser uma pessoa e um profissional melhor.
Fiz pesquisas sobre o tema e me
chamou a atenção a reportagem da Paula Adamo Idoeta da BBC Brasil [2]:“Oito coisas que aprendi com a educação na Finlândia”.
A reportagem trouxe inspiração
para o desenvolvimento deste trabalho, tomando como base a análise de um dos
sistemas de ensino mais elogiados do mundo, o sistema de ensino da Finlândia.
Portanto a ligação entre projetos reais vivenciados por mim e o conhecimento
teórico que os alunos tem por objetivo receber, fez com que fosse possível
desenvolver a abordagem com foco na seguinte tese: Ao professor cabe mediar a
interação na sala de aula e saber quais metas têm de ser alcançadas no projeto.
O treinamento é dividido em três
etapas e composto pela apresentação de exemplos práticos, pela elaboração de
respostas à questões inusitadas e pela crítica ao óbvio, no entanto é
totalmente aderente às melhores práticas de gerenciamento de projetos
veiculadas pelo PMI (Project Management Institute).
Figura
2 – Exemplo de projeto acadêmico baseado em
projeto real
(respeitando todos os direitos de confidencialidade)
Além
disso, são realizados simulados eletrônicos onde é possível verificar a
aderência do conteúdo e o controle do aprendizado em tempo real. Assim que se
finaliza o simulado é apresentado o resultado geral para a equipe, discutidas e
esclarecidas todas as questões fazendo com que o estudante reflita sobre seu
desempenho e sobre o projeto.
Figura
3 – Exemplo do resultado do simulado eletrônico
que é verificado imediatamente após a sua conclusão.
A primeira etapa é a exploração
teórica dos processos de gerenciamento de projetos: iniciação, planejamento,
execução, monitoramento e controle e encerramento. Também se faz a integração
deste conteúdo com as dez áreas de conhecimentos de gerenciamento de projetos.
A
atuação ativa do aluno na elaboração de documentos como se todos pertencessem à
empresa hipotética formada pela turma treinada é uma forma de tornar o cenário em que o estudante está inserido o mais dinâmico possível e também crível e realístico.
Figura 4 – Exemplo de documentos
fornecidos para que o estudante possa elaborar seu projeto no treinamento. São
padrões usados em grandes empresas e que o aluno pode levar para o seu ambiente
de trabalho.
Na segunda etapa a partir da
escolha, realizada pelo instrutor, do projeto a ser desenvolvido pelos alunos se constrói as bases para o aprendizado. A escolha do projeto deve
permitir a construção de uma dinâmica conectada à terceira
etapa, que viria sucessivamente.
Ainda nesta etapa é necessário que seja construído o plano de desenvolvimento
do projeto, sendo assim se realiza a iniciação e o planejamento do projeto.
No caso da equipe de Uberaba foi
escolhido um brinquedo e toda a contextualização e interconexão entre a teoria e
a prática foi realizado com ele. Desde a elaboração de um mapa mental
utilizando o software MindMeister [3],
EAP (estrutura analítica do projeto), redação do máximo de informação sobre o
projeto: o que é o projeto, o como fazê-lo, as restrições, as premissas, entre outras informações. Fazendo com que se vislumbre o máximo possível as áreas de conhecimento antes da execução em si.
Figura 5 – Brinquedo utilizado para a
realização do projeto.
Na
terceira e última etapa se deu seguimento ao desenvolvimento do projeto e neste
ponto o instrutor entrega ao time o plano de desenvolvimento do projeto elaborado iniciado na etapa dois e completado com
informações adicionais para que eles possam executar o projeto e certamente efetuar
as iterações, registro das mudanças, compartilhamento de ideias, realização do monitoramento e controle do projeto, além disso, realizar o término do encerramento do projeto.
Figura 6 – Documentação elaborada pelo
instrutor a partir do que foi realizado na segunda etapa e completado com
informações necessárias para o desenvolvimento da terceira e última etapa.
Como o projeto é inusitado e
seguramente único, todos os requisitos e planejamentos desta etapa do treinamento
são realizados com base no objeto escolhido. No caso da equipe de UBERABA foi
feita a divisão em sub-equipes que se responsabilizaram pelo desenvolvimento de
algum item e cada sub-equipe trabalhou como um fornecedor de parte do produto à uma empresa maior denominada montadora que por sua vez deveria certificar a montagem final, testes e aprovação do
conjunto completamente montado e pesado. Deveriam ser levados em consideração requisitos
importantes de massa, custo e tempo.
A divisão dos estudantes foi feita em quatro sub-equipes:
Cabine
Chassi
Caçamba
anterior
Caçamba
posterior
Nesta etapa era necessário
elaborar o manual de montagem do brinquedo:
O tempo era uma restrição e cada
hora de trabalho da equipe equivalia a um mês de desenvolvimento.
A massa do brinquedo era uma
restrição para que fossem feitos os testes requeridos pela qualidade. Para que
fosse feita a dinâmica providenciei para os estudantes massinha de modelar [4],
balança e etiquetas.
Para maior aderência ao processo
foi estabelecido o custo horário da utilização da mão-de-obra, além do custo do veículo
e custo da massa que deveria ser adquirida a medida que fosse necessário. Sendo
que uma premissa da empresa era que todos os fornecedores trabalhassem para que
o veículo fosse o mais barato possível, entregue dentro do prazo e respeitando os requisitos dos testes, logo isto necessitaria de comunicação,
organização e integração.
O instrutor também faz com que o
clima, ou melhor, o ambiente de projetos e a interligação com o ambiente
empresarial aparecesse, sendo assim que faz solicitações de mudanças no escopo ou no
gerenciamento de tempos em tempos, além de pressão para obtenção de informações
para a elaboração de relatórios que deveriam ser levados à diretoria.
Figura 7 – Teste de estabilidade é
feito considerando que as rodas posteriores do carro deveriam permanecer
apoiadas ao solo após a montagem da cabine que tinha massa entre 380 e 450
gramas.
Figura 8 - Teste de estabilidade é
feito considerando que as rodas posteriores do carro deveriam permanecer
apoiadas ao solo após a montagem da cabine que tinha massa entre 380 e 450
gramas. Teste OK!
Um exemplo foi a realização do teste de retenção, sendo que foi dada uma lixa de unhas à equipe para desgastar a trava mecânica que há na parte posterior do brinquedo os requisitos do teste e o modo de fazê-lo eram:
Teste de abertura da caçamba posterior: a. Montando a caçamba anterior com a caçamba posterior b. Virando-a de "cabeça para baixo" c. Apoiando-a em uma superfície plana d. Efetua-se o teste.
# ABERTURA = O teste é feito utilizando 120 gramas de massa que quando colocada na parte inferior da caçamba posterior exerce peso para que seja aberta a caçamba sem que seja feito esforço externo adicional. # CARGA DE RETENÇÃO = O teste é feito utilizando 80 gramas de massa que quando colocada na parte inferior da caçamba posterior exerce força e a caçamba posterior não poderia se abrir.
Vídeo 1 - Teste de retenção. Teste OK!
Figura 9 – Projeto final testado,
pesado e certificado.
Figura 10 - Projeto final testado,
pesado e certificado.
A abordagem usada neste, curto,
treinamento permitiu transmitir o principal propósito de se gerenciar projetos:
fazer atividades simples, rápidas e baratas. Acredito que aqueles que
participaram do treinamento tenham uma visão diferenciada que lhes proporciona
uma melhor administração e planejamento de ações para realização de projetos
nas suas organizações.
Acredito que a questão que motivou esta
abordagem tenha sido respondida positivamente, mesmo que possam e devam ser
feitas adaptações e melhorias que percebi ao longo do treinamento. Após o
encerramento recebi ótimas críticas e a devolutiva da equipe foi excelente para
a reflexão sobre o tema.
Foi
feito um check list de verificação de escopo do treinamento, sendo este o
resultado:
Tabela
1 – Check list de verificação do escopo do
treinamento.
Acredito
que a experiência tenha sido tão rica para a equipe quanto foi para mim.
Figura 11 – Equipe de UBERABA (MG)
Os alunos foram levados para fora
da sua zona de conforto, por terem sido levados a fazer coisas que não são aderentes
à abordagem tradicional, todavia o que demonstraram nos simulados de aderência
de conteúdo foi um resultado superior ao esperado.
"Professor, parabéns de
verdade, foi muito bom esse período que esteve com a gente. Já gostava do tema,
passei a gostar ainda mais. A aplicabilidade foi muito boa e os exemplos
utilizados também foram ótimos." Aluno da equipe de Uberaba (MG)
O abrir dos olhos pela manhã,
olhar pela janela e ver o sol, ouvir o som dos eletrodomésticos, o som de
crianças sorrindo ou ainda sentir que a cama em que está deitado é o lugar mais
aconchegante que poderia experimentar dentre quaisquer outras coisas são
atividades do dia a dia que se tornam comuns a partir do momento que se deixa de
percebê-las como únicas e se mergulha de cabeça nos mesmos fatos de ontem.
A nossa tendência é de viver uma repetição
de coisas que nos entorpece e nos transforma em pilotos automáticos que levam
os seus carros ao trabalho sem nos darmos conta do trajeto feito. No meu ponto
de vista, em alguns momentos, este comportamento pode até ser bom para
superarmos grandes frustrações, no entanto a busca pelo bem estar e pelo estar
bem em todas as circunstâncias da vida exige mais audácia, mais comprometimento
e busca pelo novo e pela percepção do comum com outro olhar, mesmo que, para
reforçar a postura frente às nossas posições e interesses.
Na era do bombardeio de
informações e busca de “super-humanos” que acreditam fazer muito mais que as
gerações anteriores. Perdemo-nos com a inovação tecnológica que nasceu para nos
favorecer e se transformou em muitos casos em uma “muleta”, fazendo com que a
nossa percepção da realidade seja completamente distorcida a ponto de criar novas doenças e novos problemas.
Bem, a experiência de ver o desespero de uma pessoa quando perde o celular é surpreendente. É como se tivesse perdido a própria identidade. É sinônimo de frustração, tristeza, quase depressão. A pessoa se sente perdida, sem centro. Parece que está lhe faltando um pedaço. Ao reencontrá-lo vivencia uma contagiante euforia, um sentido de comunhão e reintegração com o todo.
Experimente ir ao
centro da cidade a pé e atravessar uma faixa de pedestres que não está debaixo
de um semáforo. Provavelmente você pensará nos motivos que levam um cidadão a
nem mesmo reduzir a velocidade quando está próximo da faixa e você se queixará.
Já no caso de você estar conduzindo o veículo poderá se surpreender com um
gesto de agradecimento ao parar o seu carro para que a pessoa atravesse a
faixa, sendo que ela não deveria fazê-lo.
É inquietante ver uma fila enorme
para embarcar em um voo e pessoas que insistem em passar na frente uns dos
outros pelo jeitinho, pelo mérito social de ter um cartão de crédito
diferenciado, pelos pontos de milhas ou qualquer outro motivo. Mesmo sabendo
que todos têm os assentos marcados e que irão para o mesmo destino na mesma
aeronave. A questão é: por que alguns se afligem? Como reagem à estes
estímulos? Tendem a ficar mais irritados ou aproveitam o tempo para conhecer
alguma nova pessoa? São gentis com a tripulação ou reclamam do que é oferecido
para beber ou comer?
O que acontece conosco, hoje, individualmente
ou em grupo quando da utilização das inovações de maneira degradante ou
desrespeitosa, contrariamente ao propósito básico de toda evolução que é o de
nos trazer bem estar e bem comum?
Acredito que o redemoinho de
respostas prontas às nossas percepções diárias assim como o enquadramento de
nossas ações tendo em vista o que todo mundo tem feito, faça com que nós
produzamos mais do mesmo e nos entorpeçamos com tudo isso. Receitas
provavelmente não existam. Talvez existam caminhos fáceis para a fuga de si e
dos outros, mas na realidade o caminho é árduo e longo na busca de melhorar a
si mesmo, conhecendo se mais, e de dar alguns passos no sentido de ouvir com
atenção as cores, as expressões, a temperatura e porque não os sons de cada
momento, além de, viver com intensidade e respeito.
Se você permitir que eu lhe
deseje algo, se é que me permite, comece se perdoando e aceitando que é
limitado, escolha o que confiar a alguém e confie verdadeiramente a ponto de
fechar os olhos e deixar-se cair para que esta pessoa possa te segurar, seja
duro com os problemas e leve com as pessoas, reflita e não se entorpeça.
Tudo isto pode possibilitar uma
leitura diferente de um novo dia em uma nova trajetória para um mundo melhor
onde você encontrará bem estar e o proporcionará àqueles que lhe rodeiam. Obrigado Profª Cleuza Pimenta pelo incentivo e participação na redação deste pequeno texto. Abs, Léo
Dois livros duas experiências, todavia todos os dois me trouxeram uma reflexão interessante sobre os nossos objetivos e sobre o futuro.
Bem, recomendo a leitura, no entanto mais do que isto recomendo disciplina e calma (não velocidade) para o sucesso em momentos difíceis, assim como recomenda Jim Collins.
Após escutar o livro as
21 Irrefutáveis Leis da Liderança (John c. Maxwell) fiz uma
reflexão sobre o
caminho que percorri desde que iniciei o meu trabalho a frente de uma equipe.
É inevitável se deparar com momentos de extremo entusiasmo e momentos de
declínio absoluto, entretanto compreender e admirar àqueles que puderam
compartilhar experiências conosco é uma dádiva.
Em uma dessas
experiências, muito particular, de construção de equipes de alta performance tive o prazer e a honra de
incentivar, contribuir e patrocinar uma dinâmica de integração, ou Team Building, que é o termo atualmente
em voga.
Esta experiência de dois dias, em um sítio, com uma equipe de treze
pessoas (me incluindo), onde foi construído o orçamento anual de uma empresa de
serviços de milhões de reais na casa de dois dígitos, pôde-se contar até com um
almoço feito por todos e com a inversão de papéis hierárquicos. Existiu um longo processo
de preparação, incluindo a escolha correta da equipe.
Durante o processo verificou-se
que, no início, todos estavam apreensivos e receosos, porém a medida que os
eventos do programa iam ocorrendo estes sentimentos se transformaram em reações e comportamentos tal e qual ocorriam no dia a dia de trabalho e daí você se
expõe, mostra as suas fraquezas e as suas forças, vem então o momento de conversar
uns com os outros, olhar para dentro de si, se comparar com o outro e verificar
que todos nós somos imperfeitos e o mais importante que cada um de nós tem
características tão singulares, complementares e especiais que nos sentimos
seguros e dignos de olharmos uns nos olhos dos outros e ter a certeza de que
se pode confiar nesta outra pessoa, que você a aceita e que é aceito como é,
porque o time e o resultado que este time pode produzir é muito, mas muito
maior do que qualquer outro sozinho poderia alcançar.
Para que seja feita uma
dinâmica do gênero não é necessário sofisticação, é necessário ter uma equipe que Queira, e
para isto pessoas que Queiram ser melhores do que elas próprias jamais foram,
além de transparência combinado com o ato de ser verdadeiro.
Tenho o hábito de
agradecer sempre que posso e hoje não poderia ser diferente. Obrigado Alessandro De
Zanni, Fernanda Oliveira, Flávio da Silva, Ivan Cesário, Luiz Brant, Pedro
Mitraud, Reginaldo Almeida, Roni Aleixo, Carlos Eduardo, Caroline Fernanda,
Graziano Maciel eLauriane Soares.
Muito obrigado a todos
vocês por terem compartilhado comigo suas experiências. Busco incansavelmente
me enriquecer de saber nesta longa jornada de aprendizado e, pelo que vivemos
juntos, vocês são o exemplo de pessoa e profissional que admiro e tenho em alta
estima. Me aventurando a retribuir-lhes um único conselho, que já ouvi de vocês: "Não confie no galho da árvore em que estão apoiados, lembrem-se vocês têm asas."
O abrir dos olhos pela manhã,
olhar pela janela e ver o sol, ouvir o som dos eletrodomésticos, o som de
crianças sorrindo ou ainda sentir que a cama em que está deitado é o lugar mais
aconchegante que poderia experimentar dentre quaisquer outras coisas são
atividades do dia a dia que se tornam comuns a partir do momento que se deixa de
percebê-las como únicas e se mergulha de cabeça nos mesmos fatos de ontem. 
Experimente ir ao
centro da cidade a pé e atravessar uma faixa de pedestres que não está debaixo
de um semáforo. Provavelmente você pensará nos motivos que levam um cidadão a
nem mesmo reduzir a velocidade quando está próximo da faixa e você se queixará.
Já no caso de você estar conduzindo o veículo poderá se surpreender com um
gesto de agradecimento ao parar o seu carro para que a pessoa atravesse a
faixa, sendo que ela não deveria fazê-lo. 
É inquietante ver uma fila enorme
para embarcar em um voo e pessoas que insistem em passar na frente uns dos
outros pelo jeitinho, pelo mérito social de ter um cartão de crédito
diferenciado, pelos pontos de milhas ou qualquer outro motivo. Mesmo sabendo
que todos têm os assentos marcados e que irão para o mesmo destino na mesma
aeronave. A questão é: por que alguns se afligem? Como reagem à estes
estímulos? Tendem a ficar mais irritados ou aproveitam o tempo para conhecer
alguma nova pessoa? São gentis com a tripulação ou reclamam do que é oferecido
para beber ou comer?
Se você permitir que eu lhe
deseje algo, se é que me permite, comece se perdoando e aceitando que é
limitado, escolha o que confiar a alguém e confie verdadeiramente a ponto de
fechar os olhos e deixar-se cair para que esta pessoa possa te segurar, seja
duro com os problemas e leve com as pessoas, reflita e não se entorpeça.
Tenho o hábito de
agradecer sempre que posso e hoje não poderia ser diferente. Obrigado Alessandro De
Zanni, Fernanda Oliveira, Flávio da Silva, Ivan Cesário, Luiz Brant, Pedro
Mitraud, Reginaldo Almeida, Roni Aleixo, Carlos Eduardo, Caroline Fernanda,
Graziano Maciel e Lauriane Soares.
